GDPR

Persónuverndarstefna

Upplýsingar um notkun okkar á persónulegum upplýsingum þínum o.fl.

Í þessari persónuverndarstefnu er að finna nánari upplýsingar um það hvernig Diction Ísland ehf. meðhöndlar þær persónuupplýsingar sem við vinnum með og á hvaða grundvelli það er gert. Að auki koma fram upplýsingar um sérleg réttindi sem gilda við skráningu þeirra persónugreinanlegu gagna sem við vinnum með.

Við erum ábyrgðaraðili gagnanna - hvernig hefur þú samband við okkur?

Diction Ísland ehf. ber ábyrgð á meðferð þeirra persónuupplýsinga sem við fáum um þig.
Hér að neðan sérðu hvernig hægt er að komast í samband við okkur.

Diction Ísland ehf.

Kalkofnsvegur 2, 101 Reykjavík

Kt: 560123-1670

Sími: 644 0800

Tölvupóstfang: [email protected]

Við heimsókn á heimasíðu okkar söfnum við eftirfarandi persónuupplýsingum:

• Markmið: að svara erindum frá væntanlegum viðskiptavinum og vinna þýðingar fyrir viðskiptavini okkar
• Hvers konar persónuupplýsingar notum við: fyrir skráða og óskráða viðskiptavini notum við tölvupóstfang, kenninafn og eiginnafn ásamt símanúmeri.

Lagagrundvöllur fyrir notkun okkar á persónuupplýsingum þínum er eftirfarandi:

• Lagagrundvöllur fyrir notkun fer eftir því sem við á eftir ákvæði persónuverndarreglugerðarinnar: 6. gr, 1. mgr, bókstafur liðs fer eftir eðli samþykkis. 6. gr. 1. mgr, liður a ef skilyrði fyrir samþykki eru uppfyllt.

Uppruni persónuupplýsinga:

• Persónuupplýsingar eru skráðar þegar væntanlegur viðskiptavinur notar heimasíðu Diction, hugsanlega í þeim tilgangi að fá tilboð í verk eða hefja viðræður við Diction.

Viðtakendur eða flokkar viðtakenda:

Við veitum eftirfarandi aðilum aðgang persónuupplýsingum þínum:

Utanaðkomandi þýðendur sem þurfa upplýsingarnar við úrvinnslu verks ásamt/eða við gerð tilboðs í verk.

Geymsla persónuupplýsinga þinna:

• Að svo stöddu getum við ekki tilgreint hversu lengi við varðveitum persónuupplýsingar þínar. Við getum þó upplýst þig um að við leggjum áherslu á að meta hvort haldbær ástæða sé fyrir því að frekari notkun þeirra sé nauðsynleg þegar ákvörðun um geymslutíma er tekin.

Vafrakökustefna

https://www.diction.is/cookies

Um viðskiptavini sem hafa greitt fyrir þjónustu okkar notum við eftirfarandi persónuupplýsingar:

• Markmið: að veita þá þjónustu sem Diction býður upp á, svo sem skjalaþýðingar, almennar þýðingar, ráðgjöf, umsjón, skráningarvinnu og lánshæfismat viðskiptavina ásamt notkun við innra áhættumat og markaðssetningu.

Uppfylling lagalegrar skyldu

• Hvernig persónuupplýsingar notum við: upplýsingar um viðskiptavini (nafn, tölvupóstfang, símanúmer, heimilisfang, greiðsluupplýsingar) ásamt þeim persónugreinanlegu upplýsingum sem koma fram í skjölunum, sem geta verið margar og mismunandi í hverju máli fyrir sig.

Lagagrundvöllur fyrir vinnslu okkar á almennum persónuupplýsingum er eftirfarandi:

Almenn persónuverndarreglugerð, 6. gr, mgr 1, liður a ef samþykki er gefið, 6. gr, 1. mgr, liður b ef nauðsynlegt sem liður í samkomulagi við okkur, 6. gr, 1. mgr, liður c ef nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu, 6. gr, 1. mgr, liður f ef nauðsynlegt til að gæta lögmætra hagsmuna svo lengi sem almennir hagsmunir þínir og réttindi séu virt.

Lagagrundvöllur fyrir notkun okkar á viðkvæmum persónuupplýsingum í tengslum við þýðingar á texta er eftirfarandi:

• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr. liður a ef gefið hefur verið ótvírætt samþykki fyrir notkun upplýsinganna í einum afmörkuðum tilgangi eða fleirum, nema kveðið sé á um í lögum ESB eða landslögum aðildarríkja að banni því sem um getur í 1. mgr sé ekki hægt að aflétta með samþykki þínu.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður b þar sem notkun sé nauðsynleg til að uppfylla skyldur um atvinnu-, heilbrigðis- og félagsleg réttindi og sértæk réttindi að því leyti sem þau gilda fyrir Evrópudómstóli eða í lögum aðildarríkis eða sem heildarsamningur í krafti þjóðarréttar aðildarríkis sem tryggir almenn réttindi þín og hagsmuni.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður c þar sem notkun er nauðsynleg til að gæta mikilvægra hagsmuna þinna eða annarrar raunverulegrar persónu í þeim tilvikum sem ekki eru líkamlegir eða lagalegir burðir fyrir hendi fyrir veitingu samþykkis.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2, mgr, liður f þar sem notkun er nauðsynleg við ákvörðun um réttarkröfu, fyrirtöku hennar eða vörn eða þegar dómstólar ákvarða í hlutverki sínu sem dómstóll.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður g þar sem notkun er nauðsynleg með tilliti til verulegra samfélagslegra hagsmuna á grundvelli Evrópuréttarins eða lögum aðildarríkja og sé í hæfilegu samræmi við sett markmið, virðir aðalatriði gagnaverndar og tryggir viðeigandi og sértækar ráðstafanir til verndunar grundvallarréttinda og -hagsmuna hins skráða
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður h þar sem notkun er nauðsynleg með tilliti til fyrirbyggjandi meðferðar eða atvinnusjúkdóma til að meta vinnugetu vinnuþega, læknisfræðilega greiningu, veita félags- og heilbrigðisþjónustu, meðhöndlun eða ákvörðun um félags- og heilbrigðisþjónustu og þjónustu sem veitt er á grundvelli Evrópuréttarins eða landslaga aðildarríkja eða með tilvísan í samning við heilbrigðisstarfsmann og fellur undir þau skilyrði og ábyrgðir sem fjallað er um í 3. mgr.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður i þar sem notkun er nauðsynleg með tilliti til almannahagsmuna á sviði lýðheilsumála, t.d. vörnum gegn alvarlegri heilbrigðisvá eða til að tryggja gæða- og öryggisstaðla fyrir heilbrigðisþjónustu og lyfja eða lækningatækja á grundvelli Evrópuréttarins eða landslaga aðildarríkja sem fastsetja viðeigandi og sértækar ráðstafanir sem verja réttindi og friðhelgi varðandi nafnleynd.
• Persónuverndarreglugerð 9. gr, 2. mgr, liður j þar sem notkun er nauðsynleg vegna varðveislu gagna í samfélagsþágu, til notkunar í vísindalegum eða sögulegum rannsóknum eða fyrir tölfræðilega úrvinnslu í samræmi við 89. gr, 1. mgr á grundvelli Evrópuréttarins eða landslaga aðildarríkja og sé í hæfilegu samræmi við sett markmið, virðir aðalatriði gagnaverndar og tryggir viðeigandi og sértækar ráðstafanir til verndunar grundvallarréttinda og -hagsmuna hins skráða.

Uppruni persónuupplýsinga:

Upplýsingar berast frá þér, sem hefur sent inn nauðsynlegar upplýsingar um viðskiptavin ásamt því textaefni sem á að þýða.

Viðtakendur eða flokkar viðtakenda:

Við veitum eftirfarandi aðilum aðgang persónuupplýsingum þínum:

• Utanaðkomandi þýðendur sem þurfa aðgengi að persónuupplýsingum við úrlausn verkefna og/eða við gerð tilboðs í verk.
• Opinber yfirvöld, endurskoðandi okkar og lögfræðingur fyrirtækisins og/eða aðrir lögmenn.

Afhending persónugagna til aðila í þriðja landi:

Sé það nauðsynlegt við úrvinnslu verks, sendum við persónuupplýsingar þínar til viðtakenda utan ESB og EES. Þetta gildir um þýðendur okkar sem starfa í Bandaríkjunum, Japan, Ástralíu, Kanada, Færeyjum, Nýja-Sjálandi, Argentínu, Stóra-Bretlandi, Sviss og Suður-Kóreu. Við upplýsum hérmeð að í þeim tilvikum eru upplýsingarnar sendar í samræmi við gr. 46 eða 49, 1. mgr í Persónuverndarreglugerðinni.
Hjá Diction Ísland geturðu fengið afrit af stöðluðum samningi þar sem fram koma viðeigandi ábyrgðarskilmálar um notkunina.

Geymsla persónuupplýsinga

• Að svo stöddu getum við ekki tilgreint hversu lengi við varðveitum persónuupplýsingar þínar. Við getum þó upplýst þig um að við metum alltaf hvort haldbær ástæða sé fyrir því að frekari notkun þeirra sé nauðsynleg þegar ákvörðun um geymslutíma er tekin. Almennt er ekki unnið með gögn, sé liðið meira en ár frá móttöku persónuupplýsinga, nema sérstakar aðstæður séu fyrir hendi sem geri ráð fyrir lögmætri notkun gagnanna lengur en það.

Sækirðu um starf hjá okkur notum við eftirfarandi persónuupplýsingar:

• Markmið: að meta umsækjanda sem starfskraft.
Eðli þeirra persónuupplýsinga sem notaðar eru: upplýsingar um umsækjanda úr ferilskrá, umsókn og öðru efni sem sent er inn, svo sem nafn, tölvupóstfang, fyrri störf og reynsla, hæfni, heimilisfang, fæðingardagur o.fl.

Lagagrundvöllur fyrir notkun okkar á persónuupplýsingum þínum er eftirfarandi:

• Lagagrundvöllur fyrir notkun fer eftir því sem við á eftir ákvæði persónuverndarreglugerðarinnar: 6. gr, 1. mgr, liður b og samþykki eftir 6. gr, 1. mgr, liður a ef skilyrði fyrir samþykki eru uppfyllt.

Uppruni persónuupplýsinga:

Persónuupplýsingarnar eru fengnar úr skjölum sem umsækjandi sendir af frjálsum vilja til Diction í von um ráðningu í lausa stöðu hjá Diction.

Geymsla persónuupplýsinga þinna:

• Að svo stöddu getum við ekki tilgreint hversu lengi við varðveitum persónuupplýsingar þínar. Við getum þó upplýst þig um að við leggjum áherslu á að meta hvort haldbær ástæða sé fyrir því að frekari notkun þeirra sé nauðsynleg þegar ákvörðun um geymslutíma er tekin. Hafir þú veitt samþykki fyrir því að geyma megi starfsumsókn þína hjá Diction vegna ráðninga seinna meir, getur þú afturkallað samþykkið hvenær sem er með því að hafa samband við Diction í því skyni.

Réttindi þín

Þú hefur ýmis réttindi samkvæmt persónuverndarreglugerðinni varðandi notkun okkar á persónuupplýsingum þínum. Viljirðu nýta þessi réttindi skaltu hafa samband við okkur.

Réttur til að sjá upplýsingar (réttur til þekkingar)

Þú hefur rétt á að fá að vita hvaða upplýsingar við notum um þig ásamt öðrum viðbótarupplýsingum.

Réttur til leiðréttingar

Þú hefur rétt á að fá rangar upplýsingar um þig leiðréttar.

Réttur til eyðingar

Í undantekningartilvikum hefur þú rétt á að upplýsingum um þig sé eytt áður en kemur að eyðingardagsetningu skv. almennum skilmálum.

Réttur til takmörkunar á notkun

Þú hefur í vissum tilvikum rétt til að takmarka notkun persónuupplýsinga þinna. Hafir þú rétt til takmarkaðrar notkunar getum við einungis unnið úr upplýsingunum, að öðru leyti en til varðveislu, með samþykki þínu, eða við gerð kröfu fyrir rétti, framsetningu eða vörn hennar eða til að verja persónu eða almannahagsmuni.

Réttur til andmæla

Í vissum tilvikum hefur þú rétt til að andmæla notkun okkar eða lögmætri úrvinnslu persónuupplýsinga þinna.

Þú getur einnig andmælt því að persónuupplýsingar þínar séu notaðar í markaðslegum tilgangi.

Réttur á sendingu upplýsinga (flytjanleiki gagna)

Í vissum tilvikum átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar afhentar á skipulegu, algengu og tölvulesanlegu sniði og flytja þannig persónuupplýsingar frá einum ábyrgðaraðila til annars án hindrunar.

Frekari upplýsingar um réttindi þín er að finna í handbók Persónuverndar um réttindi skráða aðila sem er að finna á www.personuvernd.is.

Kvörtun til Persónuverndar

Þú hefur rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuvendar, hafir þú athugasemdir við notkun persónuupplýsinga þinna. Upplýsingar um hvernig hafa má samband við Persónuvernd má finna á www.personuvernd.is.

Upplýsingar um þetta skjal

Þetta er útgáfa 1.0 af persónuverndarstefnu Diction Ísland ehf, skrifuð 10. mars 2022.